Techniczne zarządzanie (FM) nieruchomościami wielofunkcyjnymi we wszystkich obszarach rynku nieruchomości – dbałość o utrzymanie gwarancji jako jedna z wielu korzyści.

Definicja nieruchomości wielofunkcyjnych jest prosta, to takie które spełniają wiele funkcji dla ich użytkowników, czyli nas wszystkich. W takich nieruchomościach możemy zorganizować bal, koncert, wystawę jak i targi handlowe zarówno na poziomie krajowym jak i międzynarodowym. W Polsce jest już wiele takich nieruchomości, a ich liczba wzrasta z roku na rok zarówno w dużych jak i mniejszych miastach. Przykładem takich nieruchomości mogą być np. Europejskie Centrum Solidarności w Gdańsku, Spodek Katowicki, Międzynarodowe Centrum Konferencyjne w Katowicach, Nowe Stadiony Miejskie (Euro 2012), Międzynarodowe Targi Gdańskie, Hala Widowiskowo – Sportowa Ergo Arena w Sopocie, Tauron Arena Kraków, Galeria Bałtycka, Filharmonia Wejherowska. Jest jeszcze wiele innych obiektów, które mogłyby się znaleźć na tej liście np. nowoczesne parki logistyczne, które oprócz powierzchni magazynowych wynajmują również powierzchnie biurowe, a zdarza się, że w związku z działalnością najemców hale magazynowe wyposażane są w linie technologiczne do produkcji, sortowania, pakowania, czyli praktycznie stają się budynkami przemysłowymi. Świadomie wskazujemy na szerokie spektrum nieruchomości, gdyż całego tego obszaru dotyczy usługa zarządzania technicznego oraz korzyści jakie wynikają dla Właścicieli ze współpracy z profesjonalną firmą FM (AGIS Management Group). W artykule tym, chcielibyśmy zwrócić szczególną uwagę na aspekt utrzymania gwarancji, co ma szczególne zastosowanie w przypadku nieruchomości nowych, których tak dużo powstaje wokół nas.
Najczęściej „egzekutorem” procesu gwarancyjnego, a dokładnie procesu usuwania usterek gwarancyjnych jest firma FM wybrana do obsługi danej nieruchomości., która realizuje ten proces w imieniu i na rzecz Właściciela/Zarządcy. Techniczne utrzymanie nieruchomości na jak najwyższym poziomie, sprawne usuwanie awarii i usterek zapewnia ciągłość bezpiecznego działania wszystkich instalacji i urządzeń budynkowych jak również zapewnia komfort osób użytkujących nieruchomość. Chcąc uzyskać standard opisany powyżej, ważne jest, aby proces zarządzania nieruchomością rozpocząć już w trakcie jej przekazywania przez Wykonawcę, a co za tym idzie, firma z zakresu technicznego zarządzania nieruchomością FM powinna być wybrana już na tym etapie. Pozwoli to na dobre zapoznanie się z budynkiem oraz jego wyposażeniem technicznym. Bardzo ważny jest też udział w uruchamianiu poszczególnych systemów i urządzeń, gdyż dzięki takiemu podejściu jest możliwość pełnej weryfikacji zgodności przekazywanej dokumentacji budowlanej, technicznej i eksploatacyjnej z faktycznym stanem nieruchomości. Udział w powyżej opisanych procesach pozwala również na wczesne zgłoszenie nieprawidłowości w działaniu urządzeń lub braków w dokumentacji technicznej jako usterek gwarancyjnych, a tym samym rozpoczęcie procesu ich usuwania.
Sprawne zarządzanie procesem usuwania usterek gwarancyjnych to przede wszystkim dokładne zapoznanie się z dokumentacją techniczną nieruchomości, warunkami gwarancyjnym w umowach wszystkich wykonawców i podwykonawców w zakresie urządzeń i instalacji budynkowych. To również dokładna inwentaryzacja wyposażenia ze wskazaniem gwarantów, ilości przeglądów gwarancyjnych w roku, sposobu postępowania w przypadku wystąpienia awarii, kwalifikacji tych awarii na te objęte gwarancjami i te nie objęte. Bardzo ważnym elementem dla firmy FM w całym procesie zarządzania gwarancjami jest dokładne zapoznanie się z procedurami obsługi gwarancyjnej Wykonawcy jak i procedurą usuwania usterek gwarancyjnych Właściciela/Zarządcy. Umiejętne, kompatybilne zaimplementowanie swojej własnej procedury z tego zakresu, łączącej wyżej wymienione ogniwa jak i wsparcie informatyczne (CAFM z modułem zarządzania gwarancjami) to recepta na sukces w zarządzaniu gwarancjami przez firmę FM.
Przejęcie kontraktu w obsługę gwarancyjną odbywa się na podstawie protokołu przejęcia, odbioru nieruchomości w zarządzanie wraz z pełną dokumentacją techniczną nieruchomości, protokołami odbioru poszczególnych instalacji technicznych (w szczególności zakres p-poż). Na podstawie tej dokumentacji oraz na podstawie spisu z natury firma FM powinna sporządzić inwentaryzację techniczną obiektu, nałożyć na to siatkę przeglądów gwarancyjnych, zgodnie z warunkami gwarancyjnymi i rozpocząć usystematyzowany spis usterek gwarancyjnych, nadając przy tym priorytety w ich usuwaniu. Praktyka pokazuje, że egzekwowanie usuwania przez Wykonawcę i jego Podwykonawców usterek gwarancyjnych to proces bardzo trudny i często nie jednoznaczny, gdyż nie zawsze usterka, która z definicji powinna być gwarancyjną, tak jest interpretowana i definiowana przez Wykonawcę. W celu sprawnego prowadzenia i zarządzania procesem gwarancyjnym nieruchomości najlepiej jest ustalić np. tygodniowe spotkania gwarancyjne z Wykonawcą, podczas których każda zgłoszona usterka jest kwalifikowana do usunięcia, ma nadany status oraz jest sukcesywnie monitorowana, aż do momentu jej usunięcia. Tylko takie działanie i pełna transparentność, przejrzystość procesu dla wszystkich stron zaangażowanych w proces daje pewność właściwego postępowania, a w efekcie sprawne usuwanie usterek, egzekwując przy tym wszystkie prawa Właściciela i wszystkie obowiązki Wykonawcy wynikające z umowy kontraktowej.
Ustalenie wymagań producentów urządzeń w zakresie utrzymania gwarancji to niezwykle ważny i integralny element technicznego utrzymania nieruchomości. Na tym etapie należy nie tylko określić długość gwarancji każdego urządzenia, ale również określić częstotliwość wymaganych przeglądów technicznych, a także wybrać autoryzowane firmy, które będą spełniały określone wymogi producenta. Posiadając takie dane, firma FM jest w stanie opracować plan przeglądów systemów, instalacji i urządzeń (harmonogram przeglądów i inspekcji). Dodatkowym elementem pozwalającym na dotrzymanie warunków gwarancji jest zapewnienie właściwej eksploatacji i serwisu. Na podstawie Instrukcji Obsługi i Eksploatacji Obiektu, Dokumentacji Techniczno-Ruchowej (DTR) lub innych dokumentów firma FM opracowuje Plan Konserwacji Zapobiegawczej i Plan Konserwacji Bieżącej, które to w sposób systemowy pozwalają na realizację celu spójnego z celem Właściciela/Zarządcy i firmy FM, czyli bezpieczne eksploatowanie nieruchomości, usuwanie usterek gwarancyjnych przy jednoczesnym spełnieniu wszystkich warunków wynikających z gwarancji. Niezwykle ważnym i pomocnym narzędziem dla realizacji celów zdefiniowanych powyżej jest prawidłowe i systematyczne prowadzenie Książki Obiektu, a w tym Książki Eksploatacji każdego urządzenia czy instalacji. W dokumentach tych uprawnieni pracownicy FM zapisują wszystkie zaplanowane i zrealizowane czynności oraz informacje o awariach, naprawach i remontach. Właściwe prowadzenie Książki Eksploatacji daje pewność Właścicielowi/Zarządcy obiektu, że nie tylko plany konserwacji są realizowane, ale również, że wypełniane są uwarunkowania gwarancyjne.
Terminowe przeglądy techniczne oraz regularne prowadzenie konserwacji urządzeń nie daje pewności, że instalacje i urządzenia budynkowe będą działać bezawaryjnie, a jeśli już awaria wystąpi to po zapewnieniu bezpieczeństwa użytkowania nieruchomości oraz wyeliminowaniu ryzyka wystąpienia dodatkowych strat, firma FM przystępuje do usuwania przyczyny tej usterki/awarii. Po analizie należy określić przyczynę wystąpienia awarii i jeśli to tylko możliwe wdrożyć rozwiązania, które ryzyko wystąpienia kolejnej zminimalizują. Ważne jest, aby usterkę odpowiednio zakwalifikować jako gwarancyjną lub eksploatacyjną, a w przypadku braku gwarancji podjąć kroki pozwalające na uruchomienie polis ubezpieczeniowych.
Idealny proces technicznego utrzymania nieruchomości FM zaczyna się od udziału w przejmowaniu budynku przez Właściciela. Następnie to ewidencja systemów, instalacji i urządzeń, planowanie przeglądów, konserwacji zapobiegawczej i bieżącej, działania operacyjne związane z realizacją planów oraz prowadzenie dokumentacji technicznej i eksploatacyjnej, a na końcu raportowanie oparte o dobry system CAFM. Wniosek na koniec jest jeden, a mianowicie profesjonalna firma z zakresu FM, zatrudniona na wczesnym etapie przejmowania nieruchomości to ogromna korzyść dla Właściciela/Zarządcy, gdyż oprócz prawidłowego, wzorcowego świadczenia usługi FM pozwala ograniczyć potencjalne straty wynikające z ryzyka utraty gwarancji.
Reasumując i definiując korzyści z outsourcingu usług FM można je zdefiniować jednym zdaniem, ktoś inny zrobi to, co musiałbyś zrobić sam, poniesie koszty, weźmie na siebie odpowiedzialność. Zamawiający ma jedną umowę zamiast kilkunastu, nie ponosi dodatkowych kosztów administracyjnych z tytułu obsługi dokumentacyjnej wielu podmiotów, zna koszty, czyli może planować wydatki, a przede wszystkim może skoncentrować się na swojej podstawowej działalności.