Kryzys wywołany koronawirusem z dnia na dzień przewrócił organizację pracy w biznesie. Niemal połowa firm wdrożyła lub jest w trakcie wdrażania długofalowych planów cyfryzacji. Czy praca hybrydowa (częściowo z biura, częściowo z domu) stanie się tą formą, która stanie się standardem, nawet po całkowitym opanowaniu pandemii?

Niedawno organizacja zrzeszająca przedsiębiorców Pracodawcy Pomorza zorganizowała debatę on-line na ten temat. Prowadził ją Tomasz Podsiadły, natomiast jako eksperci wzięli w niej udział Stanisław Motylski, Dyrektor Generalny Flextronics International Poland (firma zatrudnia w tczewskim oddziale ponad 3 tys. pracowników), Marcin Lewandowski, Prezes Zarządu Grupy GPEC (GPEC to wiodąca na Pomorzu firma z branży energetycznej, od lat jeden z 10 największych inwestorów w regionie) oraz Tomasz Socha, Associate Partner z gdańskiego oddziału EY Doradztwo Podatkowe.

Przeprowadzone w ostatnim czasie badania pokazały, że przeważająca liczba firm chce kontynuować pracę w modelu zdalnym (najchętniej w trybie hybrydowym) w dłuższym horyzoncie czasowym. Szacuje się, że do 2024 roku zaledwie 25 proc. spotkań biznesowych będzie odbywać się osobiście.

– Ale cyfryzacja to tylko jedna strona pandemii – wyjaśnia Tomasz Podsiadły. – Można zaobserwować, że aktywność najemców przestrzeni biurowych spada. Niezbędne zatem staje się sprostanie pracy w modelu hybrydowym – częściowo z domu, częściowo z biura. Niesie to oczywiście za sobą konieczność całkowitego przemodelowania biznesu, stosowanych rozwiązań prawnych, zarządzania dotychczasowymi zasobami ludzkimi jak i procesami onboardingu pracowników.

Czy hybryda jest zatem realnym scenariuszem w najbliższej o dalszej przyszłości?
– Marzec 2020 roku oznaczał opuszczenie biur przez większość pracowników biurowych – przypomniał podczas debaty Stanisław Motylski. – W naszym przypadku sytuacja była i jest dość specyficzna, ponieważ Flextronics International Poland jest firmą produkcyjną, zatrudniającą kilka tysięcy pracowników na liniach produkcyjnych. Ponieważ mamy też oddziały w Chinach, więc trochę wcześniej wiedzieliśmy, na co należy się przygotować. Zaopatrzyliśmy się więc we wszystkie środki do zabezpieczenia pracowników odpowiednio wcześniej. Już 16 marca ubiegłego roku zarząd spółki podjął decyzję o przejściu na hybrydowy styl pracy. Podzieliliśmy pracowników na trzy grupy. Pierwsza to ci, którzy muszą być na miejscu, żeby móc dalej kontrolować zakład i ciągłość biznesu. Druga to kategoria pracowników, którzy część pracy mogą wykonywać z domu, a część w firmie. Natomiast trzecia to ci, którzy mogą wszystkie zadania wykonywać zdalnie. Następnie przeprowadziliśmy odpowiednia szkolenia, podczas których m.in. tłumaczyliśmy, dlaczego pracownicy produkcyjni muszą zostać w zakładzie, a pracownicy biurowi mogą pracować z domu. Jednocześnie informowaliśmy, w jaki sposób my – jako pracodawca – możemy zapewnić komfortowe i bezpieczne warunki pracy. Po roku widzimy, że przyniosło to sukces: nie doszło do rozprzestrzeniania się wirusa na terenie zakładu.

Gdańskie Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej także wysłało część pracowników do pracy zdalnej.

– Już we wrześniu wdrożyliśmy nowy model pracy hybrydowej dla chętnych pracowników – wyjaśnia Marcin Lewandowski. – I chcemy to kontynuować po zakończeniu pandemii. Zaczęło się od tego, że gdy w Polsce pojawiły się pierwsze osoby chore, my natychmiast podjęliśmy decyzję o przejściu na pracę zdalną w całości dla pracowników biurowych i o maksymalnym rozproszeniu pracowników w terenie. Mając ludzi w różnych rozproszonych biurach praca zdalna była w pewien sposób dla nas naturalna. Moja diagnoza była taka, że przez miesiąc ta praca zdalna będzie się sprawdzać, a po dwóch miesiącach wszystko „zacznie się sypać”. Przyznam, że byłem zaskoczony, gdy po dwóch miesiącach okazało się, że to wszystko po prostu działa. Wtedy nie zakładaliśmy, że cała sytuacja związana z koronawirusem potrwa tyle czasu. Raczej myśleliśmy, że po jakichś trzech miesiącach wszystko wróci do normy. I wtedy – po dwóch miesiącach – zadałem nieśmiałe pytanie: co by było, jakbyśmy zrezygnowali z jednego małego budynku? W firmie popatrzyli na mnie wówczas trochę „jak na wariata”. Tymczasem przypomnę, że jakieś 4 lata temu grupa GPEC analizowała wspólną siedzibę dla spółki i w planach było to ok 4 tys. metrów kw. Stwierdziłem wówczas, że na razie nie budujemy jednak nowej siedziby, ponieważ założony budżet jest trochę za duży. Obecnie wyprowadzamy się ze swoich budynków i budujemy siedzibę o powierzchni ok 1 tys. metrów kw., czyli cztery razy mniejszą, niż początkowo zakładano. Jestem przekonany, że to wystarczy, bo do pracy przed biurkiem dom się nadaje lepiej. Można tam fajnie połączyć pracę zawodową z opieką nad dziećmi i obowiązkami domowymi. Obecnie nasza firma nadal bardzo restrykcyjnie utrzymuje pracę zdalną. Natomiast mi osobiście w takiej formule brakuje interakcji międzyludzkich. Ten budynek będzie przeznaczony nie na hot desk-i, ale głównie na salę pracy wspólnej z oraz dużą część przeznaczoną na relaks i chillout. Tak, abyśmy mogli tu raz w tygodniu się spotkać.

Prezes GPEC dodał, że władze spółki zaobserwowały, iż dzięki przejściu na tryb zdalny i hybrydowy komunikacja pomiędzy pracownikami została usprawniona.

– Na początku zastanawialiśmy się, co zrobić, żeby nie stracić kontaktu, jeśli pracowników nie ma codziennie w firmie – tłumaczy Marcin Lewandowski. – Ustaliliśmy, że będziemy codziennie organizować 15-minutowe spotkania online. I po jakimś czasie zauważyłem, że ja wiem więcej o tym, co się operacyjnie dzieje w przedsiębiorstwie, niż przed pandemią! Komunikacja stała się szybsza, musieliśmy nawet trochę zwolnić, bo liczba przekazywanych informacji przekazywanych na każdym szczeblu spowodowała, że zaczął robić się szum i chaos. Te 15-minutowe spotkania na pewno będę kontynuował, ponieważ szybkość przekazywania informacji od moich ludzi nigdy jeszcze nie była tak duża, jak obecnie. Stało się to po prostu nawykowe.

Praca hybrydowa dla wielu jest nowością i wyzwaniem z punktu widzenia organizacji pracy. Ale wszystko wskazuje na to, że stanie się w naszym kraju normą i codziennością.