Krajowy System e-Faktur to system teleinformatyczny służący do wystawiania, przechowywania i przesyłania faktur. Inaczej mówiąc, jest to centralna baza faktur pozwalająca na stały dostęp do zbioru wystawionych dokumentów przez Internet. Wejście systemu w życie zaplanowano na dzień 1 lipca 2024 r. 

System KSeF umożliwia przedsiębiorcom elektroniczne wystawienie faktury oraz przesłanie jej innym podmiotom. Jeśli faktura zostanie źle wystawiona albo będzie zawierała błędy, automatycznie zostaniemy poinformowani o odrzuceniu faktury w Systemie. Z drugiej strony, możliwe jest także monitorowanie faktur przez organy podatkowe oraz przeprowadzenie zautomatyzowanych kontroli podatkowych. 

Czynny podatnik VAT

Zgodnie z założeniami, System przeznaczony jest dla przedsiębiorców będących czynnymi podatnikami VAT, ale i zwolnionych z tego podatku. Integrować się z systemem mogą także podatnicy prowadzący działalność w Polsce, którzy korzystają ze szczególnej procedury unijnej OSS oraz posiadający polski identyfikator podatkowy NIP. 

W związku z bieżącym poprawianiem faktur przez System, nie ma możliwości wystawienia dokumentu błędnego lub niekompletnego. Wówczas faktura zostanie odrzucona, a System nie zarejestruje jej, ani nie nada numeru. W przypadku odrzucenia faktury na skutek błędu, nie będzie konieczności wystawienia korekty. Co więcej, w systemie nie ma możliwości wystawienia noty korygującej, duplikatu faktury czy też faktur wystawianych za pomocą kas fiskalnych. Nie wystawi się faktur VAT RR oraz faktur pro forma. Na marginesie, należy wskazać, że ustawodawca postanowił wcześniej wprowadzić zmiany dotyczące wystawiania faktur zaliczkowych i korygujących. Zmiany mają wejść już we wrześniu tego roku, ale to inny temat. 

Obowiązek od przyszłego roku

Obecnie nie ma obowiązku korzystania z Systemu e-Faktur, jest to rozwiązanie dobrowolne. Natomiast konieczność integracji z tym systemem pojawi się już w przyszłym roku, dlatego dobrze jest zapoznać się z jego zasadami i obsługą. Zakłada się, że będą przewidziane kary za niedopełnienie obowiązków. Karane będzie wystawienie faktury poza Systemem czy też nie przesłanie faktur do Systemu. 

Założeniem Systemu jest oszczędność czasu przedsiębiorców i urzędników. Przewiduje się również zmniejszenie wysiłku przedsiębiorców wkładanego w dokumentację transakcji, a także likwidację konieczności przesyłania do urzędów skarbowych plików JPK. Przedsiębiorcy nie będą musieli archiwizować faktur, ponieważ będą one przechowywane w Systemie przez dziesięć lat.