Nowa ustawa o ochronie sygnalistów, obowiązująca od 25 września 2024 roku, wprowadza istotne obowiązki dla przedsiębiorców.

Firmy zatrudniające co najmniej 50 osób muszą wdrożyć wewnętrzne procedury zgłaszania nieprawidłowości, które mają na celu ochronę osób ujawniających naruszenia prawa oraz zapewnienie im anonimowości. Przepisy wynikają z implementacji unijnej dyrektywy 2019/1937. Zobowiązują przedsiębiorców do stworzenia bezpiecznych kanałów, które zachęcą pracowników do raportowania nadużyć bez obawy przed działaniami odwetowymi.

Surowe kary

Zgłoszenia mogą obejmować przypadki korupcji, oszustw finansowych, naruszeń w zakresie ochrony środowiska, bezpieczeństwa produktów, zdrowia publicznego oraz ochrony danych osobowych. Przedsiębiorstwa są zobowiązane nie tylko do wdrożenia procedur umożliwiających zgłaszanie takich przypadków, ale także do prowadzenia rejestrów zgłoszeń i zapewnienia pełnej poufności tożsamości sygnalistów. Niewywiązanie się z tych obowiązków grozi karami finansowymi do 1 080 000 zł oraz ograniczeniem lub pozbawieniem wolności do 3 lat. Surowe sankcje przewidziane są również za działania odwetowe wobec sygnalistów lub osób udzielających im wsparcia, takie jak zwolnienie, mobbing, inne formy dyskryminacji, czy ujawnienie tożsamości sygnalisty lub osób powiązanych z jego zgłoszeniem.

Oprócz kar finansowych i sankcji karnych przedsiębiorcy muszą liczyć się także z ryzykiem reputacyjnym, szczególnie gdy zgłoszenie zostanie dokonane zewnętrznie lub publicznie ujawnione. Budowanie zaufania do wewnętrznych systemów zgłaszania jest kluczowe, aby pracownicy byli skłonni korzystać z kanałów wewnętrznych, co pozwala przedsiębiorstwom na szybkie wykrywanie i eliminację nieprawidłowości.

Wcześniejsze zalecenia

Warto zaznaczyć, że Giełda Papierów Wartościowych w Warszawie (GPW) już w 2018 roku zalecała wdrażanie systemów ochrony sygnalistów i przeciwdziałania korupcji, aby poprawić zgodność działań spółek z przepisami oraz standardami etycznymi. Obecnie, w związku z ustawą, jest to obowiązek prawny, a jego wdrożenie wymaga kompleksowego podejścia – od ustanowienia dedykowanych zespołów, przez weryfikację zgłoszeń, po działania naprawcze. Przedsiębiorcy muszą być gotowi na złożoność postępowań wyjaśniających, które mogą obejmować analizę dokumentacji elektronicznej oraz inne czynności dowodowe zgodnie z najlepszymi międzynarodowymi standardami.

Nowe przepisy mogą stanowić szansę na poprawę transparentności i budowanie etycznej kultury organizacyjnej. To w dłuższej perspektywie przełoży się na pozytywny wizerunek firmy oraz zaufanie inwestorów. Dlatego istotne jest, aby przedsiębiorcy nie tylko spełnili formalne wymagania ustawy, ale również przekształcili je w efektywne narzędzie zarządzania ryzykiem i poprawy operacyjnej.