Pierwsze miesiące nowego roku oznaczają podsumowania, co powoduje intensywny czas dla biur rachunkowych. Żaneta Hejne, właścicielka Kancelarii Usług Księgowych HEJNE przekonuje, dlaczego warto zdecydować się na taką formę wsparcia w biznesie.

Już niedługo zaczynamy nowy rok, co stanowi intensywny okres dla biur rachunkowych, takich jak Pani – Kancelaria Usług Księgowych HEJNE. Z jakich powodów?

Zgadza się, początek roku to intensywny czas dla wszystkich kancelarii księgowych, ponieważ przez pierwsze 3-4 miesiące zajmujemy się podsumowaniem poprzedniego roku, a co za tym idzie, składamy w imieniu naszych klientów zeznania roczne. Sporządzamy również sprawozdania finansowe, więc jest dużo pracy. Początek roku to również czas, gdzie zauważa się dużą fluktuację klientów, którzy poszukują nowe biura rachunkowe, aby poprowadziły od nowego roku księgowość ich firm.

Dlaczego z perspektywy przedsiębiorcy akurat na przełomie roku warto zdecydować się na współpracę z biurem rachunkowym?

Przy jednoosobowych działalnościach gospodarczych przeniesienie księgowości w ciągu roku jest niezwykle proste i tu nie ma obaw, czy to ma się wydarzyć w ciągu roku lub na koniec. W przypadku pełnej księgowości, czyli tam, gdzie musimy sporządzi bilans rachunek zysków i strat, faktycznie łatwiej jest rozpocząć prowadzenie księgowania od początku roku, ale co najważniejsze nie ponosimy odpowiedzialności za poprzednie księgowania. Przykładowo, jeśli w trakcie roku przyjdzie firma, która chce przenieść księgi i zakończyli księgowanie np. na kwietniu, a my przejmujemy od maja, to na koniec roku sporządzając sprawozdanie finansowe, bierzemy odpowiedzialność również za te 4 miesiące, czyli od stycznia od kwietnia. Dlatego przy przejmowaniu ksiąg przeprowadzamy audyt, ponieważ na koniec roku to mój podpis jako właściciela widnieje pod sporządzonym sprawozdaniem finansowym. Do tego dochodzi kwestia zmiany formy opodatkowania. W naszej Kancelarii bez żadnego wyjątku określamy co roku, na jakiej formie opodatkowania powinien rozliczać się klient. To najważniejsza decyzja dla przedsiębiorcy na JDG, którą powinien podjąć do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, kiedy osiągnął pierwszy przychód, czyli w przypadku wystawienia faktury za styczeń, to do 20 lutego musi podjąć decyzję.

Z powodzeniem działa Pani w branży rachunkowej od wielu lat. Z perspektywy własnego doświadczenia, jakie najczęściej przedsiębiorcy mają obawy lub wątpliwości względem współpracy z biurem rachunkowym?

Problemem jest fakt, że wielu przedsiębiorców sparzyło się na biurach rachunkowych, dlatego mają spore obawy przed podjęciem współpracy z kolejnym biurem. Niestety w naszych doświadczeniach z klientami, od których przejmujemy księgi, mamy dużo przykrych historii. Księgowe uciekają, nie odzywają się lub nie oddają ksiąg. W związku z tym klient ma trudność z kierowaniem przedsiębiorstwa, gdyż nie ma prowadzonej księgowości. To może wiązać się z nie otrzymaniem kredytu lub dostaniem wysokich kar, a to za sprawą nieaktualnych danych finansowych, czy braku deklaracji podatkowych. Jest wiele potencjalnych konsekwencji, dlatego wybór biura rachunkowego jest niezwykle ważny przed podjęciem decyzji o prowadzeniu firmy. Nie ukrywam, że nasze biuro wielokrotnie ratowało klientów z takich opresji. Wówczas są to zdecydowanie najlepsi i najwierniejsi klienci, gdyż po takich przygodach wolą unikać dalszych testów z biurami, więc zostają z nami.

Jaki jest zakres usług oferowany przedsiębiorcom przez Pani biuro rachunkowe?

Prowadzimy księgowość dla małych średnich przedsiębiorstw, a my specjalizujemy się w tej przeznaczonej dla spółek prawa handlowego. Uwielbiamy skomplikowane tematy np. fundacje rodzinne, czy spółki komandytowe. Oprócz księgowości prowadzimy przy tym rozliczenie kadr i plac, czyli wszelką dokumentację związaną z zatrudnieniem pracowników. Łączymy też naszych klientów z partnerami biznesowymi m.in.: z doradcami podatkowymi, czy prawnikami, aby jak najszerzej pomóc klientom. Dodatkowo mocno edukujemy, prowadząc szkolenia dla klientów w różnym zakresie. Przy tym szkolimy się również sami, mając specjalnie zajęcia raz w miesiącu. Chcemy pokazywać klientom, że warto odczytać jak najwięcej z ksiąg i pomóc sobie w przeliczeniu rentowności własnej firmy. Skoro wydajemy pieniądze na księgowość, to dlaczego nie skorzystać z czegoś więcej, aniżeli tylko z rozliczenia się z US. Warto dodać, że jesteśmy jednym z większych biur rachunkowych, zatrudniają 22 specjalistów. Przy tym obsługujemy ponad 320 podmiotów gospodarczych.

Nie ukrywa Pani, że traktuje prowadzenie tego biznesu jako misję. Na czym ona polega?

Twierdziłam i potwierdzam, że rozpoczynając prowadzenie jakiegokolwiek biznesu, powinien on mieć cel pomagania drugiemu człowiekowi. Taka misja towarzyszy mi od początku. Dlatego chcę, aby klienci czuli się bezpieczni oraz wyszli wyedukowani z mojej kancelarii. Dopóki będę mieć energię do prowadzenia tej firmy, to będę realizować te założenia. Ponadto lubię być liderem, myślę, że mam do tego naturalne umiejętności. Przy kierowaniu zespołem opieram się na tzw. flow, czyli zasadzie wzajemnego szacunku i ogromnego zaufania.

Jak ważne w funkcjonowaniu w branży rachunkowej jest zaufanie klienta?

Niezwykle ważne, bo klient będzie z nami, dopóki ta ufność zachowa wysoki poziom. Z tego względu dbałość o relacje z klientem to podstawa. W zdecydowanej większości klienci nie znają się na podatkach, więc podpisując z nami umowę, obdarzają nas zaufaniem. Po naszej stronie jest to, aby go nie zawieźć.

Jakie najważniejsze zmiany dla biur rachunkowych zaczną obowiązywać od początku 2025 roku?

Każdorazowa zmiana rządu dla księgowych to ogromne zmiany podatkowe. W tym roku takich roszad było stosunkowo mało, ponieważ cała machina dopiero się rozkręca. Dlatego w nadchodzących miesiącach może być większa rewolucja. Moim zdaniem największa zmiana będzie związana z wprowadzeniem ksef, czyli krajowego systemu efaktur, który został przesunięty na 1 lutego 2026 roku, Choć my jesteśmy już dawno przygotowani, ponieważ działamy w systemie online. Nie pracujemy na papierze już od dawna, a pandemia nam w tym pomogła, Każdy klient korzystający z naszej usługi dostaje dostęp do naszego systemu OCR, dzięki któremu nie musi już drukować faktur, a jedynie zapisuje je właśnie w systemie, bądź korzysta z wygodnej aplikacji w telefonie komórkowym. Jesteśmy gotowi na zmiany.

Rozmawiał: Przemysław Schenk