COVID-19 nieodwracalnie zmienił sposób pracy Polaków i dał przykład, że praca zdalna u wielu pracodawców jest lepszym rozwiązaniem niż dotychczasowa forma pracy. 7 kwietnia 2023 r. wchodzą w życie przepisy o pracy zdalnej i tym samym uchylone zostaną przepisy o telepracy.

Jest to ważna zmiana dla przedsiębiorców korzystających z takich form pracy. Wyjaśniam na czym polegają zmiany, jakie obowiązki będą mieli pracodawcy w tym zakresie, a także kiedy pracodawca nie będzie mógł odmówić pracownikowi wykonywania pracy w formie zdalnej. Zgodnie z obowiązującymi od 7 kwietnia 2023 r. przepisami, praca zdalna to praca, która będzie mogła być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym w miejscu zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Ustalenie dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika będzie mogło mieć miejsce zarówno przy zawieraniu umowy o pracę, jak i w trakcie zatrudnienia. Pracodawca będzie miało obowiązek określić zasady wykonywania pracy zdalnej czy to w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, regulaminie, czy też regulaminie pracy zdalnej, gdy u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe. Istnieje możliwość również każdorazowego określania przez pracodawcę zasad wykonywania pracy zdalnej w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Pracodawca stosujący pracę zdalną ma obowiązek w szczególności zapewnić pracownikowi materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne niezbędne do wykonywania pracy zdalnej, szkolenia i pomoc techniczną, pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, a nadto pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych. Pracodawca będzie uprawniony do przeprowadzenia kontroli pracownika w miejscy wykonywania przez niego pracy zdalnej. Zasady kontroli muszą zostać określone we dokumentach regulujących pracę zdalną. W zakres kontroli będzie wchodziłom.in. przestrzeganie wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych w miejscu pracy a także zasad BHP.

Praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego, stanu epidemii i trzy miesiące po ich odwołaniu, a także w okresie, w którym zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków w miejscu pracy nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej. Warunkiem takiego polecenia jest złożenie przez pracownika oświadczenia, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Pracodawca może cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnie, ale z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem. Pracodawca ma obowiązek niezwłocznie cofnąć takie polecenie, jeśli pracownik poinformuje go, że zmieniły mu się warunki lokalowe i techniczne, które uniemożliwiają wykonywanie pracy zdalnej.

Nowe przepisy regulują przypadki, w których pracodawca nie będzie mógł odmówić pracownikowi wykonywania pracy w trybie zdalnym. Dotyczy to pracownic w ciąży, pracowników wychowujących dziecko do ukończenia przez nie czwartego roku życia, pracownika sprawujące go opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności, pracownika- rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności (w tym umiarkowanym lub znacznym stopniu),a także pracownika – rodzica dziecka posiadającego opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno – wychowawczych.

W dwóch ostatnich przypadkach nie można odmówić pracy zdalnej także wtedy, gdy dziecko ukończyło osiemnasty rok życia. W powyższych sytuacjach pracodawca ma obowiązek uwzględnić wniosek pracownika o pracę zdalną, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. W takim przypadku o przyczynie odmowy należy poinformować pracownika nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od złożenia takiego wniosku.

W związku z coraz większym zainteresowaniem pracą zdalną jej uregulowanie w kodeksie pracy było kwestią czasu. Warto zapoznać się z nowymi przepisami, by nie narazić się na kary czy kontrole w miejscu pracy.