Jesteś prezesem stowarzyszenia lub właścicielem firmy i chcesz zorganizować spotkanie z mediami i ludźmi związanymi z daną branżą, ale nie wiesz, jak się do tego zabrać? Podpowiadamy, jak dokładnie to zrobić i o czym w pierwszej kolejności trzeba pamiętać.

Konferencje prasowe, to najbardziej popularna forma poinformowania szeroką grupę odbiorców o naszej inicjatywie. Tego typu spotkania są często zwoływane przez różne instytucje, dlatego warto się za to wziąć przynajmniej dwa tygodnie wcześniej, w szczególności jeśli zależy nam na zaproszeniu lokalnych mediów, pamiętajmy, że często dziennikarze mają napięte grafiki i muszą zaplanować czas.

1.Zrób listę zaproszonych i wybierz miejsce

Przy organizacji konferencji należy sporządzić dokładną listę osób, które chcemy zaprosić na spotkanie. Jeśli jesteśmy przedstawicielem organizacji zajmującej się ochroną środowiska i chcemy poinformować o proteście przeciwko, na przykład wycince drzew w parku w naszym mieście, należy dokładnie przemyśleć, na jakich gościach zależy nam najbardziej. W pierwszej kolejności powinniśmy zadbać o to, aby na nasze spotkanie przyszło, jak najwięcej przedstawicieli lokalnych mediów. Warto także włączyć w akcję inne organizacje zajmujące się ochroną przyrody oraz zaprosić radnych, którzy również są przeciwko temu pomysłowi. Spotkanie możemy zorganizować w siedzibie naszej organizacji czy firmie lub w miejscu, którego spotkanie będzie dotyczyć. Warto zaopatrzyć się w ściany mobilne, na których tle będzie odbywać się konferencja. Ważne, żeby były umieszczone na niej najważniejsze informacje o naszej organizacji czy firmie, pamiętajmy, aby logo było najbardziej widoczne.

2.Zadzwoń dwa dni przed do gości, aby potwierdzić obecność

Zadbajmy o to, aby uczestników konferencji, na których nam zależy poinformować przynajmniej dwa tygodnie przed planowanym spotkaniem. Chodzi o to, abyśmy mieli pewność, że zaproszeni przez nas goście, zarezerwowali sobie czas na ten dzień. Warto przygotować notatkę prasową, w której umieścimy dokładna datę i miejsce organizowanej przez nas konferencji oraz opisać czego będzie dotyczyć. Nie zapomnijmy o umieszczeniu naszego numeru telefonu. Jeśli chodzi o media, to zaproszenia powinniśmy zanieść osobiście do redakcji i zadbać, żeby wręczyć je odpowiedniej osobie, starajmy się nie zostawiać ich w sekretariacie. Ważne jest, abyśmy dwa dni przed konferencją zadzwonili do gości, by przypomnieć o spotkaniu i potwierdzić ich obecność.

3.Pamiętaj o gadżetach i przygotuj wcześniej krótką relację ze spotkania

Jeśli jesteśmy właścicielem firmy, która planuje poinformować o nowej, kluczowej dla przedsiębiorstwa inwestycji to miło będzie, gdybyśmy przygotowali skromne gadżety dla naszych gości, w postaci na przykład pendrivów z logiem naszej firmy. Przed konferencją przygotujmy krótką notatkę prasową, w której przedstawimy relację z konferencji z naszymi wypowiedziami. Po przedstawieniu wszystkim zgromadzonym informacji, na której nam zależało, zaplanujmy kilka minut na indywidualne rozmowy z dziennikarzami. Nie zapomnijmy podziękować wszystkim za przybycie. Zadbajmy również o to, aby na drugi dzień zadzwonić i dopytać się, kiedy można spodziewać się publikacji tekstu oraz czy są zadowoleni z przebiegu spotkania. Nasz rozmówca musi wiedzieć, że cenimy sobie z nim kontakt, dzięki temu będzie z przyjemnością przychodził na kolejne nasze konferencje.