Jak zagrzewać kogoś do pracy, będąc teoretycznie na drugim końcu świata? Z  tym pytaniem mierzy się większość managerów, których firmy przeszły na zdalny tryb pracy już od marca. Czy jest możliwe szybkie przestawienie się z kontaktu bezpośredniego na kontakt online nie tracąc przy tym efektywności?

Badania zrobione w Anglii w czerwcu przede wszystkim wśród top managementu i właścicieli firm małych i średnich pokazały1, iż po pierwszych doświadczeniach w pracy zdalnej aż 81% respondentów wyobraża sobie pracę w niedalekiej przyszłości jako mix pracy w biurach i zdalnej. Aż 55,3 % uważa, iż pracując zdalnie są bardziej produktywni, jednak dzieje się to kosztem poświęcania dłuższego czasu na pracę 55,2%. W tym samym czasie w pracy zdalnej najbardziej brakuje nam możliwości spontanicznej współpracy z innymi (63,3%), jednocześnie ciężko nam postawić granic praca-dom (10.3%). Czego jednak najbardziej brakuje nam pracując z domu to interakcji społecznych (73%).
Nasze doświadczenia gromadzone na rynku polskim pokazują, iż po 9 miesiącach spędzonych w pracy mieszanej większość z nas akceptuje takie rozwiązanie – jednak silnie akcentując chęć pracy w warunkach biurowych „nawet przez krótki czas” w ciągu miesiąca , jako sposób na swoiste oderwanie się od pracy z domu. Praca z domu to także wyzwanie logistyczne – od stabilnego wifi począwszy a na komforcie posiadania „nie zakłócanej przestrzeni” skończywszy.
To jak skutecznie motywować innych, jak motywować siebie? Niezwykle istotne, aby zacząć od tego drugiego. Jeśli sami nie jesteśmy zmotywowani lub przekonani do czegoś, osobom, które nas znają wystarczy czasem kilka sekund, aby zorientować się, iż gdzieś brakuje spójności w komunikacji …. Szczególnie kiedy kontakty online np. przy użyciu telekonferencji stały się obecnie jedną z najpopularniejszych form komunikacji.
Po pierwsze – przygotowanie logistyki spotkania online. Trudność najczęściej polega na tym, iż czasem spokojne miejsce trzeba sobie „wywalczyć” z innymi domownikami. Zachęcam do poszukiwania komfortowej przestrzeni, w której komfortowo się siedzi (nawet jeśli posiłkuję się łóżkiem nie powinienem na nim leżeć…). Co istotne zapewnienie sobie odpowiedniego do sytuacji tła, jest jednym z istotnych elementów. Kiedy uczestnikom brakuje bodźców, które wcześniej były związane z językiem ciała (w wersji online została twarz, ramiona i czasami dłonie) – zwracają baczniejszą uwagę na tło/otoczenie, z którego można również wiele wywnioskować. Dobra wiadomość jest taka, iż większość narzędzi przewiduje już generowanie tła wirtualnego.
Po drugie przygotowanie treści. To czynności bardzo często rutynowe, jednak w dobie tak dynamicznych zmian warto poświęcić właściwemu przygotowaniu nieco więcej czasu. To, czego przede wszystkim nam brakuje w pracy zdalnej to możliwość interakcji i współpracy twarzą w twarz, czasem zwykłej pogawędki, swoistego „przegadania” sprawy mniej oficjalnie. Obecnie niektórzy managerowie zdając sobie sprawę z wagi braku powyższej możliwości, czasem celowo organizują oddzielne, krótkie spotkania, lub przeznaczają część zwykłych, rutynowych spotkań na omówienie spraw niebiznesowych. Czyli „co u Ciebie słychać dobrego?”. Jak pokazują opinie uczestników takich zajęć – odczuwają oni zauważalną poprawę samopoczucia korzystając z  takiej „odskoczni” od codziennego biznesu. Warto wziąć to pod uwagę tym bardziej, iż z założenia sama forma spotkania na wizji powinna skupiać się tylko na ważnych rzeczach i konkretach biznesowych. Jako społeczeństwo dopiero uczymy się znajdywać odpowiedni balans pomiędzy wykorzystywaniem dostępnych narzędzi.
Po trzecie przygotowanie tego jak będziemy się komunikować. To chyba najtrudniejsze zadanie. Z doświadczeń Mehrabiana (1967) wynika, iż połączony efekt jednoczesnej komunikacji werbalnej, wokalnej i mimicznej jest sumą ich niezależnych efektów – odpowiednio – 7%,38% i 55%, z tym, iż w tej sytuacji nie była brana pod uwagę komunikacja online. Ile z tego podziału w takim razie zostało teraz ? To pytanie zadajemy naszym Klientom podczas warsztatów online. Najczęstsze, oczywiście subiektywne wyniki, to odpowiednio treść 25%, ton głosu 50% i język ciała 25%. Warto wziąć to pod uwagę przygotowując motywujące wystąpienie lub spotkanie online, ponieważ sposób w jaki będziemy się wypowiadać jak również mimika jakiej będziemy używać może znacząco wesprzeć nasz motywujący przekaz, ale również …osłabić – jeśli nie będzie dostosowany do treści, odbiorców i sytuacji.
Po czwarte – pozytywne, zaplanowane zakończenie. Ludzie najlepiej pamiętają początek i końcówkę prezentacji bądź spotkania – dlatego warto zaplanować wcześniej część, podczas której można powtórzyć najważniejsze ustalenia spotkania jak również poświęcić chwilę na podziękowanie za aktywne uczestnictwo i … uśmiech. Jeśli założymy, że widząc na ekranie przede wszystkim twarz zamiast całej sylwetki chcemy skompensować ten brak, to naturalnie kierujemy naszą uwagę na wyraz twarzy- więc uśmiech na zakończenie!
Po piąte nie bójmy się eksperymentować. Większość aplikacji przeznaczonych to videokonferencji ma możliwość nagrywania prezentowanych materiałów. Jest to świetna wiadomość w kontekście poprawiania własnej efektywności. Możliwość powtórnego obejrzenia wystąpienia zaraz po nim – wyciągnięcia wniosków, najlepiej na gorąco i zaadresowania ewentualnych zmian, to niewątpliwa korzyść z przeniesienia spotkań do Internetu.
dr Krzysztof Kalata, Praxeo Group