Umowa o dzieło jest jedną z najpopularniejszych umów cywilnoprawnych. W ramach jej zawarcia wykonawca nie podlega obowiązkowi składkowemu, chyba że umowa o dzieło zostanie zawarta z własnym pracownikiem.

Dotychczas płatnicy nie mieli obowiązku zgłaszania takich umów do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Ważne zmiany w tej kwestii wprowadziła Tarcza Antykryzysowa, a właściwie art. 22 tzw. specustawy w sprawie COVID-19. Nałożony obowiązek z pewnością ułatwi kontrolowanie przez ZUS zawieranych umów. Płatnicy powinni dokonać przeglądu zawartych umów o dzieło, a także przeanalizować czy umowy zostały poprawnie zakwalifikowane jako umowy rezultatu.
Obowiązkowi podlega każda osoba fizyczna, która zawarła umowę o dzieło. Zawarcie tej umowy należy zgłosić bez względu na to czy zawierający jest zarejestrowany w ZUS jako płatnik składek. Od tej reguły są pewne wyjątki. Obowiązkowi temu nie podlega zawierający umowę o dzieło, gdy zawiera ją z własnym pracownikiem, gdy umowa o dzieło będzie wykonywana na rzecz własnego pracodawcy, ale jest zawarta z innym podmiotem, a także gdy umowa będzie zawarta z osobą prowadzącą działalność gospodarczą na wykonanie przez nią usług, które wchodzą w zakres prowadzonej działalności. Podmiot lub jednostka organizacyjna nie będący płatnikami składek (nie muszą rejestrować się w ZUS jako płatnicy składek, bo nie zgłaszają do ubezpieczeń społecznych co najmniej jednego ubezpieczonego) nie muszą informować ZUS o zawartych umowach o dzieło. Obowiązek dotyczy zawierających umowę o dzieło od 1 stycznia 2021 r. Te, które zostały zawarte przed tą datą nie podlegają rejestracji.
Należy pamiętać, że na zgłoszenie umowy o dzieło zawartej od 1 stycznia 2021 r. mamy 7 dni od dnia zawarcia umowy. Termin należy liczyć od następnego dnia po zawarciu umowy o dzieło, aczkolwiek jeśli ostatni dzień terminu na zgłoszenie informacji do ZUS przypadnie w sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, wówczas ten termin przesunie się na najbliższy dzień roboczy. Jeśli z daną osobą cyklicznie zawieramy umowy o dzieło to każdą taką umowę należy zgłosić. Oczywiście, gdy została zawarta po 1 stycznia 2021 r.
Powstaje pytanie, w jaki sposób przekazać informacje o zawartych umowach o dzieło. Należy to zrobić na nowym formularzu RUD. Można go złożyć elektronicznie przez Platformę Usług Elektronicznych (PUE) ZUS. Powyższy formularz jest też dostępny w wersji do samodzielnego wypełnienia i wydruku. Wówczas taki formularz można przekazać do ZUS w wersji papierowej. W związku z tym, że taki obowiązek wszedł w życie z początkiem tego roku, toteż ważne jest posiadać wiedzę na temat informacji jakich żąda od Nas ZUS. Potrzebne są dane zamawiającego wykonanie umowy o dzieło, dane wykonawcy oraz informacja o zawartych umowach o dzieło, czyli data zawarcia, data wykonania (od-do) i liczba zawartych umów. Ważnym jest, że w formularzu RUD dostępnym na Platformie Usług Elektronicznych można przekazać informację o maksymalnie dziesięciu umowach o dzieło zawartych z danym wykonawcą. Trzeba mieć na względzie, że dla każdego z wykonawców wypełnia się odrębny formularz RUD. Natomiast na formularzu do wypełnienia i złożenia w wersji papierowej można przekazać informację o maksymalnie dziesięciu umowach o dzieło zawartych z danym wykonawcą, ale na jednym formularzu można wykazać umowy dla maksymalnie dziesięciu wykonawców.
Warto zauważyć, że za niezarejestrowanie umowy o dzieło w ZUS możemy zostać ukarani. Taką możliwość przewidziano w tzw. ustawie systemowej. Na osoby, które w terminie nie zarejestrują umów o dzieło mogą zostać nałożone kary grzywny. Sam ZUS nie nakłada kary, ale może wystąpić do sądu z wnioskiem o ukaranie. Wówczas sąd może nałożyć karę do 5000 zł. Natomiast w przypadku, gdy ZUS uzna, że umowę o dzieło zawarto z naruszeniem przepisów to może ją przekształcić w umowę zlecenie i żądać od płatnika zapłaty zaległych odsetek.
Z uzasadnienia specustawy w sprawie COVID-19 wynika, że nałożenie obowiązku zgłaszania do ZUS umów o dzieło ma służyć przede wszystkim celom statystycznym, a także zwiększyć możliwość zapewnienia skuteczniejszej pomocy ich wykonawcom, w szczególności w czasie pandemii. Z uwagi na możliwość ukarania za niedopilnowanie obowiązku, warto pamiętać, by fakt zawarcia umowy o dzieło zgłaszać w terminie. Dzięki temu unikniemy wszelkich problemów związanych z zaniechaniem zgłoszenia i jego skutkami.

radca prawny
Ryszard Stopa
Kancelaria Radcy Prawnego