Krajowy System e-Faktur (KSeF) ma zostać wprowadzony jako obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców, jednak Ministerstwo Finansów ogłosiło jego odroczenie.

Jest to efekt opinii przedsiębiorców oraz ekspertów z dziedziny księgowości, którzy wskazywali pola konieczne do poprawy. Istnieją obawy o wydolność systemów informatycznych oraz możliwość wycieków informacji poufnych, w tym finansowych. Zapytaliśmy kilkoro przedstawicieli biur rachunkowych o ich opinię na temat Krajowego Systemu e-Faktur. Zwrócili uwagę na pozytywne i negatywne konsekwencje jego wdrożenia.

– Jako właściciel biura rachunkowego, widzę zarówno pozytywne, jak i negatywne aspekty wprowadzenia Krajowego Systemu E-faktur. Z jednej strony, KSeF ma potencjał do znacznego uproszczenia procesu fakturacji, poprzez automatyzację i cyfryzację, co może przynieść korzyści w postaci oszczędności czasu i redukcji błędów. Zwiększa też przejrzystość transakcji, co jest ważnym krokiem w walce z oszustwami podatkowymi. Z drugiej strony, przejście na KSeF niesie ze sobą wyzwania, takie jak konieczność inwestycji w nowe technologie i szkolenia dla personelu, co może być szczególnie obciążające dla mniejszych przedsiębiorstw. Istnieje również obawa związana z początkowymi problemami technicznymi, które mogą wpłynąć na płynność operacyjną firm. Ponadto, kwestie związane z bezpieczeństwem danych i prywatnością wymagają szczególnej uwagi. Podsumowując, KSeF ma potencjał do wprowadzenia znaczących usprawnień w zakresie fakturacji elektronicznej, ale równie ważne jest, aby podmioty gospodarcze, w tym biura rachunkowe, były odpowiednio przygotowane na te zmiany, zarówno pod względem technicznym, jak i organizacyjnym – Żaneta Hejne, księgowa, Prezes H&Z Sp.z o.o. S.K., mentor, coach biznesowy.

– W naszej kancelarii doradztwa podatkowego przygotowania do KSeF rozpoczęliśmy już pod koniec 2022 roku poprzez serię szkoleń, uświadamianie klientów, dostosowanie oprogramowania i zasobów technicznych do czekających nas zmian. Zaletami wejścia KSeF w życie jest na pewno możliwość pobierania dokumentacji kosztowej klientów, co zniweluje braki dokumentacyjne w bieżącej pracy księgowej oraz dostosowanie się klientów do obiegu dokumentacji w trybie online, co niweluje koszty pracy i ochroni nasze środowisko. Wadą na pewno jest fakt, że nie każde dokumenty wytwarzane w polskich realiach gospodarczych będą przez ten system przechodziły, co spowoduje zamieszanie i ryzyko niekompletności w przychodach klientów. Kolejną wadą jest na pewno wprowadzanie systemu KSeF, który jest nieprzygotowany, nie wystarczająco przetestowany i nie kompletnie zintegrowany z systemami księgowymi, do fakturowania. Osobiście uważam, że KSeF będzie olbrzymim wyzwaniem dla polskich przedsiębiorców i bez wsparcia specjalistów mogą sobie zwyczajnie nie poradzić z tą zmianą. Wiem, że żyjemy w świecie smartfonów, Internetu, aplikacji i powinno być łatwo w dostosowaniu się do nadchodzących nowości, ale jednak KSeF jako nowa rzeczywistość techniczna, gdzie każdy ewentualny błąd może spowodować karę, problemy z Urzędami i księgowymi, może wprowadzić klientów w stres i  generować obawy do tych zmian – Kinga Rembiałkowska-Doumbouya, Vice Prezes Kancelarii Doradztwa Podatkowego Rembialkowski Sp. z o.o.

– Należy pamiętać, że wprowadzenie obowiązkowego KSeF zostało odroczone, ale nie odwołane! Osobiście żałuję, że tak się stało, ponieważ mocno przygotowaliśmy się do tej rewolucji. Należy teraz ten czas wykorzystać na wdrażanie i testowanie. Ministerstwo na pewno z KSeF nie zrezygnuje, a firmy powinny się skupić na przykład nad wyborem dostawcy oprogramowania. Absolutnie nie mogą odkładać tych prac na później. Jestem przekonana, że elektroniczny obieg faktur usprawni, unowocześni, przyśpieszy uzyskanie danych niezbędnych do zarządzania firmą – Joanna Głowacka, założycielka i prezes Profit Kancelaria Rachunkowa Sp. zoo, wykładowca, członek założyciel KBIR.

– Po pierwsze przedsiębiorcy muszą zrozumieć, iż system KSEF nie jest dla nich żadnym ułatwieniem. To kosztowny proces technologiczny, którego jedynym celem jest ułatwienie dla fiskusa bieżącej kontroli procesów sprzedaży i zakupu poprzez gromadzenie w KSEF jak w banku faktur, wszystkich dowodów sprzedaży. Po wprowadzeniu obowiązkowego systemu KSEF przedsiębiorcom wzrosną koszty działalności gospodarczej z powodu dodatkowej usługi, jaką będą zobowiązani nabyć od firm dostarczających oprogramowanie. Problemem jest ogromne niebezpieczeństwo kradzieży danych wrażliwych, tajemnicy handlowej itp. które pojawiają się zazwyczaj na fakturze. Należy pilnie wdrożyć szkolenia z zakresu prawidłowego dokumentowania transakcji sprzedaży  dla całej kadry w firmie. W czerwcu 2022 roku decyzją UE dostaliśmy zgodę na obowiązkowy KSEF od stycznia 2024 roku. Przez te półtora roku biznes praktycznie nie zrobił nic, żeby wpłynąć na kształt systemu KSEF. Dopiero z końcem roku 2023 coś drgnęło i wreszcie Ministerstwo Finansów zostało zasypane uwagami różnych organizacji zrzeszających przedsiębiorców. Jak widać, ciężka praca i opór mają sens. Mam nadzieję, że przedsiębiorcy, księgowi nie prześpią tego. Czas zabierać się do pracy a nie robić sobie wakacje od KSEF. Nie wolno nam popełniać po raz kolejny tego samego błędu – Luiza Pieprzyk, audytor, szkoleniowiec, ekspert od e-kontroli i podatku VAT, członek Rady Konsultacyjnej przy Rzeczniku MŚP, były urzędnik resortu Ministerstwa Finansów, EKSPERT ds. prawno-podatkowych w BTLA, Partner TAX&DUTY.

Dorota Lińska-Złoch