Kilometrówka to kolokwializm, którym posługują się przede wszystkim osoby odpowiedzialne za kreowanie floty pojazdów w strukturach danego przedsiębiorstwa. Rachunek ekonomiczny oparty o kanwę równań matematycznych uwarunkowany jest zbiorem określonych przepisów, które zgodnie z tendencją ulegają notorycznym nowelizacjom. Rewolucyjne zmiany nie oszczędziły przedsiębiorców także z nadejściem roku 2019.

„Corpus delicti” w gwoli rozliczeń

Stawki związane z kilometrówką określane są w sposób odgórny, zaś celem owych ustaleń jest zwrot kosztów podróży służbowej w ramach działalności danego pracownika. Zgoła odmiennie rachunek ten prezentuje się w przypadku wierchuszki przedsiębiorstw, która może rozliczać przebyte kilometry względem aut prywatnych. W takim przypadku korzystanie z własnościowych pojazdów w ramach prowadzonej działalności objęte jest limitem kosztów wynoszącym 20%. Oczywiście przedsiębiorca może korzystać z samochodu firmowego, co zgodnie z wyliczeniami zdaje się być bardziej opłacalne pod względem ekonomicznym. W tej sytuacji może on odliczać 100% kosztów oraz 100% VAT pod warunkiem, że przedstawi stosowne dowody na korzystanie z pojazdu wyłącznie w ramach obowiązków biznesowych. W tym miejscu rodzi się zasadnicze pytanie – jaki dowód w zaistniałej sytuacji ma charakter kluczowy? Odpowiedź jest banalna – to kilometrówka.

Pokłosie prawnych regulacji

Prowadząc działalność gospodarczą, która bazuje na flocie – choćby zminimalizowanej, większość przedsiębiorców korzysta z aut prywatnych w celu osiągnięcia korzystniejszego rachunku ekonomicznego. Mówiąc wprost – jest to doskonała metoda na znalezienie dodatkowych oszczędności, co ma znaczenie zwłaszcza w przypadku małych oraz średnich firm. Korzystna operacja polega na wdrożeniu wydatków związanych z eksploatacją pojazdu w poczet kosztów firmowych. Regulacje prawne nastające z nowym rokiem znoszą obowiązek prowadzenia kilometrówki szczegółowej względem podatku dochodowego. Mówiąc ściślej – obowiązek ten zniosła ustawa z dnia 23 października 2018 roku o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw. Podkreślmy – zmiany te dotyczą wyłącznie przedsiębiorców korzystających z aut prywatnych w ramach prowadzonej działalności.

Detal w pogoni za szczegółem

Detaliczna ewidencja przebiegów nie odpuszcza z kolei przedsiębiorcom używających osobowych aut firmowych. Pojazdy te stanowią bowiem środki trwałe używane najczęściej w ramach umowy leasingowej, umowy najmu, bądź dzierżawy. W praktyce oznacza to, że każdy przedsiębiorca zamierzający odliczyć 100% kosztów związanych z użytkowaniem powinien zaprezentować precyzyjne obliczenia wynikające ze wspomnianej kilometrówki. Jakich aspektów dotyczy owa ewidencja? W punktach stałych znaleźć powinny się informacje takie jak numer rejestracyjny pojazdu, daty związane z rozpoczęciem i zakończeniem prowadzenia rachunku, tożsamy stan licznika przebiegu auta, a także dane szczegółowe. Do informacji szczegółowych zaliczamy z kolei wpisy indywidualne pod postacią unikalnego numeru, daty oraz celu wyjazdu, opisu trasy, liczby przejechanych kilometrów wespół z podpisem.

Jak owca cała, to i wilk syty

Pracownicy zatrudnieni w ramach funkcjonowania przedsiębiorstwa również mogą korzystać z aut prywatnych, choć jest to sytuacja niebywale rzadka. Tego rodzaju kazus także wymaga prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, zaś eksploatacja i koszta z nią związane na podstawie tegoż dokumentu pozwalają na refundowanie użytkowności przez przedsiębiorcę. W praktyce to przedsiębiorca zwraca koszta jakie poniósł zatrudniony przez niego pracownik na skutek korzystania z pojazdu prywatnego, zaś wyliczenia towarzyszące owemu rachunkowi wynikają z przemnożenia liczby przejechanych kilometrów przez stawkę opiewającą wartości jednego kilometra. Kwota refundowana pracownikowi będzie tym samym kosztem uzyskania przychodu, a więc wilk syty i owca cała.

Choć ostatni raz zmiana stawki w ramach jednego kilometra miała miejsce w roku 2007, to przepisy związane z rozliczeniami ulegają notorycznym zmianom, które wbrew ostatniej nowelizacji nie zawsze oddziałują korzystnie na praktyczny aspekt funkcjonowania danej firmy. Zgodnie z nowelizacją stawki kilometrówki w roku 2019 dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900cm3 – 0,5214zł, zaś dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900cm3 – 0,8358zł.