To uczucie, że ma się za sobą wydarzenie oceniane przez otoczenie. Ulga i radość, że poszło dobrze. Albo zawód, żal, pogodzenie się z tym, że mieliśmy „wydarzenie kameralne”. Chociaż chcieliśmy, aby było większe. Gdy ostatni gość opuszcza salę konferencyjną, analizuję przebieg wydarzenia, zastanawiam się, co można było zrobić lepiej lub inaczej. I zawsze zatrzymuję się na uczestnikach. Najmniej przewidywalny element planów, pozytywnie zaskakujący lub zawodny. Dający nam wiele nadziei albo rujnujący szanse na sukces. O co z nimi chodzi?

Po zorganizowaniu wielu wydarzeń podzielam pogląd kolegów i koleżanek z GFKM – gdy uczestnicy/czki płacą za udział w spotkaniach czy konferencjach, możemy być pewni, że frekwencja będzie na poziomie 90-95 proc. Za nieobecność 5-10 proc odpowiadają zdarzenia losowe. Obserwuję, że jako uczestnicy pojawiamy się też tam, gdzie wychodzimy na scenę, aby odebrać nagrodę lub wyróżnienie. Jesteśmy, gdy mamy do odegrania jakąś konkretną rolę. A jednak, ostatnio uczestniczyłam w wydarzeniu, na którym zabrakło około 20 proc. obsadzonych w roli.  Co ciekawe udział w tym wydarzeniu był bezpłatny, a zaproszonymi były osoby nagrodzone lub związane z nagrodzonym.

Dużo gorzej, wygląda sytuacja, gdy wydarzenie ma charakter bezpłatny i jest po prostu ciekawym wydarzeniem. Z listy zgłoszonych pojawia się wtedy zwykle około 50-70 proc. 

Kilka kategorii uczestników

Gdy organizowałam pierwsze wydarzenia i gdy zaczynała się akcja zapisów, dawałam się ponieść euforii widząc, jak zapełnia się lista zgłoszeń. Dzisiaj już wiem, że zapisanych uczestników można podzielić na różne grupy. Pierwsza to ci, którzy „chcą być mili” – zapisują się na wszelki wypadek, wiedzą, że raczej nie przyjdą i nie przychodzą. Druga – ci, którzy zapisują się z przekonaniem, że będą obecni, ale zwykle coś krzyżuje im plany. Temat ich interesuje ale mogą z niego zrezygnować na rzecz innych zobowiązań. Trzecia grupa – najpewniejsza, to osoby, które są zainteresowane tematem lub spotkaniem z prelegentami. Wydarzenie jest dla nich czymś wyczekiwanym. Kolejna grupa to osoby zaprzyjaźnione z organizatorem, które składając deklarację obecności dotrzymują jej. I ku udręce organizatorów w każdej grupie są tacy, którzy w natłoku różnorodnych zobowiązań po prostu zapominają.

Szaleństwo nadaktywności

Przed pandemią, mając  nieco organizatorskiego doświadczenia, można było w przybliżeniu przewidzieć liczbę uczestników. Byliśmy w pewnym społecznym rytmie, wiedzieliśmy, co się wydarzy „na mieście”, z czym i kim „konkurujemy” o uczestników. Pandemia zaburzyła nam ten rytm. Ze stanu izolacji przeszliśmy w szalony czas wysypu spotkań i konferencji. Ogarnęło nas szaleństwo nadaktywności. I w tym ja – uczestniczka, i oni – uczestnicy, wszyscy obarczeni spełnianiem oczekiwań o bywaniu, coraz częściej zawodzimy organizatorów. I tak od żalu do tych, którzy nas zawodzą, wpadłam w pełne zrozumienie.  W natłoku imprez i wypełnionych po brzegi kalendarzy pozostaje nam tylko przyzwoicie zgłaszać organizatorom nieobecność z wyprzedzeniem, aby dać im szansę na ograniczanie kosztów albo zaproszenie innych zainteresowanych.