Coraz częściej mediacja jest traktowana jako sposób rozwiązywania sporów biznesowych. Specyfikę i znaczenie tego sposobu przybliża Michał Wysocki, mediator z ponad 10-letnim doświadczeniem.

Na co dzień jest Pan mediatorem biznesowym. Jakie jest znaczenie relacji jako „niewidzialnego majątku” firmy?

Relacje biznesowe tworzą ukrytą infrastrukturę, której nie ma na bilansie, ale to od niej wszystko zależy m.in. współpraca, tempo decyzji, czy zaangażowanie zespołów. W praktyce widzę, że w firmach o wysokim poziomie zaufania jest większa odporność na kryzys, a rozwój jest szybszy. Dlatego relacje w biznesie stanowią niewidzialny majątek, bez którego nawet najlepsza strategia może się nie obronić. Jeśli relacje w zespole lub z kontrahentami nie są odpowiednie, to po prostu dane przedsiębiorstwo nie będzie konkurencyjne na rynku. Dlatego wielką wartość stanowi zaufanie między podmiotami, które wspólnie działają. Jeśli istnieje nić porozumienia, to strony są w stanie przetrwać trudniejsze momenty. W przypadku słabych relacji to najmniejsze potknięcie może poskutkować sporem sądowym lub zerwaniem współpracy.

Mówimy o  skutkach tych słabych relacji. Natomiast proszę wskazać na podstawie własnego doświadczenia zawodowego sygnały świadczące o psuciu się komunikacji wpływającej na funkcjonowanie firm.

W takim wypadku pierwszym sygnałem ostrzegawczym jest zmiana tonu z partnerskiego na formalny, a wręcz chłodny. Prosty przykład, jeśli do tej pory wszystko udawało się załatwiać osobiście albo telefonicznie, a w pewnym momencie komunikacja ogranicza się do maili, to nie dzieje się przypadkiem. Strony przestają sobie ufać i szukają zabezpieczenia w formie pisemnej lub elektronicznej. Kolejnym sygnałem są opóźnienia w  reakcjach na zapytania, oferty lub reklamacje. W  pewnym momencie pojawia się cisza, która powoduje u  drugiej strony frustrację, brak zaufania i niepotrzebne domysły. Przyjęło się, że w relacjach między firmami nie ma miejsca na emocje. Natomiast prawda jest zgoła inna. Emocje są zawsze, ale często zakamuflowane – nie zobaczymy ich w dokumentach. W przypadku załamania się relacji eskaluje m.in. złość, czy rozczarowanie. Wtedy strony przestają rozmawiać o merytoryce i o rozwiązaniach, tylko zaczynają się okopywać oraz przygotowywać na opcje awaryjne w postaci zerwania umowy, windykacji albo procesu. Te sygnały są ostatnim momentem na przywrócenie dobrych relacji oraz uniknięcia poważnego konfliktu. Jeśli nie da się uniknąć eskalacji, to trzeba szukać konstruktywnych rozwiązań.

• Zobacz też: Raj inwestycyjny i znak luksusu

Jednym z nich jest mediacja. Jaka jest rola tego rozwiązania jako nowoczesnego i efektywnego narzędzia naprawczego?

Nie będę obiektywny, twierdząc, że mediacja jest jednym z najskuteczniejszych sposobów rozwiązywania konfliktów. Łączy w sobie szybkość działania, poufność gwarantowaną przez prawo i możliwość wypracowania rozwiązań dostosowanych do realiów biznesowych. Za mediacją przemawia pełna dobrowolność, czyli to strony decydują o chęci przystąpienia do rozmów na ustalonych zasadach. Przy tym zachowana jest poufność. Nic nie może wypłynąć poza sferę rozmów, a na pewno nie może być użyte w sądzie. Za mediacjami przemawia też tempo działania. Najczęściej trwają one od jednego do trzech miesięcy, aby w pełni rozwiązać dany problem, a w przypadku sądu, postępowanie może przeciągać się latami. Jeśli strony podpiszą ugodę, to mediator wysyła ją do sądu, który ją zatwierdza, wtedy nabiera ona takiej samej mocy jak wyrok, więc „prawomocnie” kończy spór. W tym całym procesie mediator musi być bezstronny i neutralny. Nie może mieć w tym własnego interesu, a jego zaangażowanie po którejś ze stron jest wykluczone.

Co jest najtrudniejsze w prowadzeniu skutecznej mediacji biznesowej?

Sprawienie, że strony znajdą się przy jednym stole, aby rozpocząć rozmowy. Wśród przedsiębiorców krąży przeświadczenie, że wszystko mogą załatwić samodzielnie. W wielu przypadkach jest to prawda, ponieważ są sprawnymi negocjatorami, ale czasem to nie wystarcza. Stereotypowym dalszym krokiem jest „pójście do sądu”. Chcę w  tym miejscu zaznaczyć, że sąd rozstrzyga spór, ale nigdy nie odbuduje relacji i nie weźmie też pod uwagę kontekstu osobistego, strategicznego oraz biznesowego. Wyrok nie gwarantuje odzyskania pieniędzy, a współpraca po rozprawie sądowej jest praktycznie niemożliwa. Natomiast w mediacji istnieje przestrzeń do osiągnięcia rozwiązania zadowalającego obie strony. Mediator jest niezbędnym ogniwem tego procesu, ponieważ każda ze stron może mu zaufać i ma gwarancję, że on nie zdradzi nikomu powierzonych mu tajemnic, ale użyje tej wiedzy do umiejętnego poprowadzenia rozmowy do zadowalającego finału, tzw. „win-win”. Jeśli to się nie udaje, dopiero wtedy należy przejść do planu B, jakim jest szukanie kompromisu.

• Czytaj też: AFI jako pieczątka jakości

Proszę podać przykład z praktyki, w których udało się Panu uratować nie tylko transakcje, ale samych ludzi.

Troje wspólników założyło firmę prawniczą. Pierwotnym założeniem była realizacja outsourcingu usług prawniczych, a spółka miała być platformą zbierającą leady. Szybko okazało się, że ten model biznesowy jest niewydajny i firma zaczęła przekształcać się w  spółkę operacyjną. Wtedy pojawił się problem. Dwóch wspólników mogło zaangażować się operacyjnie, a trzeci jedynie kapitałowo i chciał uzyskać dywidendę. Nie odpowiadał mu kierunek działania spółki. Pozostali przestali się angażować, nie znając przyszłości firmy. Jeden z nich zasugerował mediację i po przeprowadzonych działaniach doszło do tego, że ten trzeci wspólnik wyszedł z tej spółki, uzyskując sowite honorarium oraz zaangażował się w  inne przedsięwzięcie jednego z  pozostałej dwójki. W  ten sposób dwie firmy dalej się rozwijają, a  relacje między tymi ludźmi są zachowane i nadal ze sobą współpracują.

Obecnie dużo mówi się o panującym trendzie odpowiedzialnego przywództwa oraz „miękkiego zarządzania twardym biznesem”. W jaki sposób wpisuje się w to mediacja?

Siła przywództwa nie polega na dominacji, tylko na umiejętności tworzenia takiego środowiska, w którym ludzie chcą współpracować, nawet w trudnych sytuacjach. W tym momencie mediator staje się strategicznym sojusznikiem takiego lidera. Kimś, kto pozwala zneutralizować kryzys, jeżeli jest wykryty odpowiednio wcześnie. Coraz więcej firm traktuje mediację jako element nowoczesnego zarządzania „ryzykiem komunikacyjnym” w charakterze prewencji np. przy sukcesji albo przy przejęciu firmy. Korzystanie z mediacji w biznesie nie powinno być traktowane jako opcja awaryjna, tylko znak dojrzałości biznesowej.

Rozmawiał: Przemysław Schenk

fot. Loonasky